A conveniência do mensageiro universal

O melhor exemplo da conveniência do mensageiro universal é a interface de e-mail. Atualmente, todos os funcionários de escritórios já sabem utilizar o e-mail. Sabe-se que as mensagens chegam em ordem cronológica, são listadas com o nome do remetente e do assunto e que temos a opção de lê-las, respondê-las ou encaminhá-las para outras pessoas.

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Com os serviços de mensageiro universal, candidatos como Mit Romney podem receber suas mensagens mesmo quando estão viajando em campanha

Mas o que acontece quando essa mesma interface de e-mail se expande para incluir mensagens de voz e faxes? Coisas interessantes começam a acontecer. Nós paramos de pensar sobre a mensagem de voz como sendo uma via de mão única. Em vez de serem mensagens de áudio descartáveis que são rapidamente apagadas, nós podemos tratá-las de modo semelhante aos e-mails.

Com um sistema de mensageiro universal, você pode responder a mensagem de voz de alguém com uma gravação em áudio; pode encaminhar essa mensagem de voz para um colega ou para um grupo de colegas; ou pode responder à mensagem de voz com um e-mail, uma mensagem instantânea ou um fax. Tudo a partir da mesma interface.

Os sistemas de mensageiro universal são ligeiramente diferentes, mas a maioria está integrada com os tipos mais populares de e-mails comerciais: Microsoft Outlook e Lotus Notes. Nesses programas de e-mail, tipos diferentes de mensagens são indicados com ícones distintos, às vezes com um envelope para um e-mail ou um telefone para uma mensagem de voz. Quando abre uma dessas mensagens, você tem novos botões que permitem gravar uma mensagem de áudio, anexar um fax em uma mensagem, checar se o usuário está disponível para mensagens instantâneas ou iniciar uma ligação telefônica com outro usuário através do PC.

Como conveniência adicional, todas as funções do mensageiro universal podem ser acessadas a partir de qualquer navegador em qualquer lugar do mundo. A maioria dos sistemas de mensageiro universal inclui um site que um assinante pode acessar com seu nome de usuário e senha. Então, mesmo se estiver de férias e conectado à Internet na Tailândia, você pode acessar e responder mensagens de voz, e-mails e faxes.

Os sistemas de mensageiro universal também são úteis para uma força de trabalho cada vez mais móvel e global. Com funções como o redirecionamento de chamadas, você pode programar um sistema de mensagens para direcionar as chamadas para o seu celular quando não estiver em sua mesa de trabalho. Ou, no caso de uma mensagem urgente, você pode programar o sistema para entrar em contato com vários números de telefone e plataformas de comunicação até que o recebimento da mensagem seja confirmado.

Para usuários corporativos, os sistemas de mensageiro universal são especialmente convenientes porque permitem um fácil cumprimento de regulamentos como a Lei Sarbanes-Oxley. Criada devido a escândalos de contabilidade corporativa de alto-escalão, a Lei Sarbanes-Oxley exige que as empresas mantenham arquivadas por sete anos toda a comunicação e mensagens relacionadas às transações financeiras [fonte: GFI (em inglês)]. Com um sistema de mensageiro universal, todos os dados de voz e fax são digitalizados e podem ser guardados no servidor junto com os e-mails.

Agora vamos ver alguns provedores de serviços de mensageiro universal e saber como iniciar um sistema de mensagens unificadas.